Salles de réunion et de conférence

Quelques suggestions pour rendre vos réunions et vos conférences accessibles :

• Choisissez une salle de réunion située à l’étage d’entrée ou facilement accessible par ascenseur ;
• Prévoyez une salle de réunion assez grande pour que le nombre prévu de participants en fauteuil roulant, en scooter, utilisant une autre aide à la mobilité ou accompagnés d’un animal d’assistance puissent s’y asseoir et y circuler. N’oubliez pas de prévoir deux espaces pour chacun de ces participants. Certains participants préfèrent demeurer dans leur fauteuil roulant alors que d’autres voudront s’asseoir sur un siège ordinaire. Certains pourraient arriver avec leur accompagnateur ;
• Installez vos aires de réception et de rafraîchissements dans un endroit assez grand pour que les participants puissent y circuler librement ;
• Installez des scènes ou aires de présentation facilement accessibles aux personnes en fauteuil roulant ou en scooter, ou à mobilité réduite. N’oubliez pas que le lutrin, le micro et tout autre équipement de présentation doivent être facilement accessibles à tous ;
• Choisissez une salle exempte de bruits de fond, ceux-ci risquant de déranger (comme par exemple le bruit d’un système de ventilation) ;
• S’il y a des fenêtres, assurez-vous que des rideaux ou stores sont disponibles pour réduire la lumière ou les reflets ;
• Si possible, optez pour une salle qui offre un éclairage ajustable ;
• Si vous prévoyez la participation orale de vos invités dans la salle, optez pour des microphones portatifs ;
• Choisissez bien l’emplacement de vos présentateurs, interprètes gestuels et écrans afin qu’ils soient visibles de tous ;
• Faites attention aux fils, câbles, micros et autre matériel afin qu’ils ne constituent pas un obstacle à la circulation ;
• Prévoyez un espace de repos, de l’eau fraîche et un lieu adéquat pour satisfaire les besoins des chiens-guides ou d’assistance. N’oubliez pas d’en aviser le propriétaire.