Salles de réunion et de conférence

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Suggestions

  • Choisissez une salle de réunion située à l’étage d’entrée ou facilement accessible par ascenseur.
  • Prévoyez une salle de réunion assez grande pour que le nombre prévu de participants en fauteuil roulant, en scooter, qui utilisent une autre aide à la mobilité, ou accompagné d’un animal d’assistance puissent s’y asseoir et y circuler.  N’oubliez pas de prévoir deux espaces pour chacun de ces participants. Certains participants préfèrent demeurer dans leur fauteuil roulant alors que d’autres voudront s’asseoir sur un siège ordinaire. Certains pourraient être accompagnés par un accompagnateur.
  • Installez vos aires de réception et de rafraîchissements dans un endroit assez grand pour que les participants puissent y circuler librement.
  • Installez des scènes ou aires de présentation, facilement accessibles aux personnes en fauteuil roulant ou en scooter, ou à mobilité réduite. N’oubliez pas que le lutrin, le micro et toutes autres équipements de présentation doivent être facilement accessible à tous.
  • Choisissez une salle exempte de bruit de fond qui risque de déranger, comme par exemple le bruit d’un système de ventilation.
  • S’il y a des fenêtres, faîtes certain que des rideaux ou stores sont disponibles pour réduire la lumière ou les reflets.
  • Si possible, optez pour une salle qui offre un éclairage ajustable.
  • Si vous prévoyez la participation de vos invités dans la salle, optez pour des microphones portatifs.
  • Choisissez bien l’emplacement de vos présentateurs, interprètes gestuels et écrans afin qu’ils soient visibles de tous.
  • Faîtes attention aux fils, câbles, micros et autres afin qu’ils ne constituent pas un obstacle à la circulation.
  • Prévoyez un espace de repos, de l’eau fraîche et un lieu adéquat pour satisfaire les besoins des chiens-guide ou d’assistance.  N’oubliez pas d’en aviser le propriétaire.

Il est fort probable qu'à votre prochaine réunion vous aurez des participants aveugles, malentendants ou ayant une limitation physique. Soyez prêt!Click to Tweet