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Ordre du jour AGA 2017

Le jeudi 5 octobre 2017
Date : Le jeudi 5 octobre 2017
Lieu : Club de golf Casselview, 844, chemin Aurèle, Casselman, ON, K0A 1M0
Assemblée générale : 16 h 00 à 17 h 30

ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de l’assemblée générale
  2. Nomination de la présidence d’assemblée
  3. Nomination d’un.e secrétaire d’assemblée
  4. Lecture et adoption de l’ordre du jour
  5. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 29 septembre 2016
  6. Adoption des états financiers annuels se terminant le 31 mars 2017
  7. Nomination de la firme d’auditeurs pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2018
  8. Rapport de la présidente
  9. Rapport de la directrice
  10. Présentation des membres du Conseil d’administration
  11. Levée de la séance
Procès-verbal AGA 2016

Le Phénix
Procès-verbal
Assemblée générale annuelle 2016
29 septembre 2016
Albert at Bay Suite Hôtel
435, rue Albert, Ottawa, ON
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Membres votants présents : Natalie Béland, Josée Bercier, Linda Carrière-Séguin, Jocelyne Charette, Denise Dallaire Coulombe, Véronique Descotes, Lise Desforges, Suzanne Fontaine, Ginette Goulet, Martial Levac, Mathieu Lalonde, Louise Martel, Dyane Ménard, Judith Parisien, Réjean Rouleau.

1. Ouverture de l’assemblée

L’ouverture de l’assemblée générale a lieu à 16h10, le 29 septembre 2016.

2. Mot de bienvenue

La présidente du conseil d’administration du Phénix, Natalie Béland souhaite la bienvenue aux participants. Elle souligne le 30e anniversaire du Phénix, la présence de deux membres fondatrices, Lise Desforges et Suzanne Fontaine, la participation d’organismes partenaires et souhaite particulièrement la bienvenue aux membres de Vie Autonome Canada.

Madame Béland précise que la réunion offre les services d’interprétation LSQ et de traduction simultanée pour ceux qui en ont besoin.

3. Nomination d’une présidente ou d’un président d’assemblée

La Phénix a invité madame Claudette Migneault à présider l’assemblée générale annuelle.

Proposé par: Denise Dallaire Coulombe
Appuyé par : Josée Bercier

« Que Claudette Migneault soit la présidente d’assemblée. »

Claudette Migneault accepte.

Adopté à l’unanimité

Madame Béland cède le podium à madame Migneault.
Claudette souhaite la bienvenue aux participants et remercie le Phénix de l’avoir invitée à nouveau.

4. Nomination d’un ou d’un(e) secrétaire d’assemblée

Proposé par: Judith Parisien
Appuyé par : Louise Martel

« Que Dyane Ménard soit secrétaire d’assemblée. »

Dyane Ménard accepte.

Adopté à l’unanimité

5. Lecture et adoption de l’ordre du jour

La présidente de l’assemblée fait la lecture de l’ordre du jour.

Proposé par: Josée Bercier
Appuyé par : Jocelyne Charette

« Que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté et déposé à l’annexe A. »

Adopté à l’unanimité

6. Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2015

Proposé par: Denyse Dallaire Coulombe
Appuyé par : Louise Martel

« Que le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2015 tel que présenté.»

Adopté à l’unanimité

7. Adoption des états financiers vérifiés se terminant le 31 mars 2016

Le vérificateur de la firme Deloitte, Gérard Gauthier, présente les états financiers.

Proposé par: Martial Levac
Appuyé par : Suzanne Fontaine

« Que les états financiers se terminant le 31 mars 2016 soient adoptés tels que présentés. »

Adopté à l’unanimité

8. Nomination de la firme de vérificateurs pour le prochain exercice

Proposé par: Suzanne Fontaine
Appuyé par : Natalie Béland

« Que la firme de comptables agréés Deloitte soit la firme vérificatrice pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2017. »

Adopté à l’unanimité

9. Présentation des activités du Phénix

La directrice générale du Phénix, Judith Parisien, présente le rapport des activités de l’année 2015-2016, une année couronnées de succès.

Étant le dépôt d’un rapport, la présidente de l’assemblée rappelle qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une résolution.

10. Planification stratégique du Phénix

La présidente, Natalie Béland présente les grandes lignes de la planification stratégique pour la période 2016-2021. Un résumé se trouve dans le Phénix Extra, une copie a été distribuée aux participants et plus de renseignements se trouvent sur le site Web du Phénix.

Proposé par: Natalie Béland
Appuyé par : Martial Levac

« Que la planification stratégique soit adoptée tel que présentée »

Adopté à l’unanimité

11. Nomination d’une présidente et d’une secrétaire d’élection

Proposé par: Louise Martel
Appuyé par : Suzanne Fontaine

« Que la présidente et secrétaire d’assemblée soient nomées présidente et secrétaire d’élection. »

Claudette Migneault accepte.
Dyane Ménard accepte.

Adopté à l’unanimité

12. Élection des membres du conseil d’administration

La présidente d’élection informe qu’il y a deux postes vacants au Conseil d’administration et que deux candidatures ont été reçues, celles de madame Denise Dallaire Coulombe et monsieur Valery Vlad. Puisqu’il y a un nombre égal de candidatures et de postes vacants, les candidatures du plancher ne sont pas nécessaires. Il s’agit donc de confirmer l’élection par acclamation des deux candidats.

Proposé par: Josée Bercier
Appuyé par : Jocelyne Charette

« Que Mme Denise Dallaire Coulombe et M. Valery Vlad soient élus par acclamation, à titre d’administrateurs, pour un mandat de deux ans.»

Adopté à l’unanimité

La présidente d’élection félicite les nouveaux élus. Elle invite tous les membres du CA présents à se lever et les présente. Les administrateurs Natalie Béland, Linda Carrière-Séguin, Martial Levac saluent la salle. Les administrateurs Valery Vlad, Christian Howald et Jacqueline Noiseux n’ont pas été en mesure de se déplacer à Ottawa. La présidente d’élection invite les membres à faire parvenir leur candidature à n’importe quel moment, tout au cours de l’année, pour assurer la relève.

13. Modifications aux Statuts et règlements

La présidente du conseil d’administration Natalie Béland présente les grandes lignes des modifications proposées au statuts et règlements du Phénix, précisant que les changements sont à trois niveaux : vocabulaire ou terminologie, synchronisation avec la nouvelle loi sur les organismes sans but lucratif qui devrait être promulgée bientôt, et pour refléter les pratiques exemplaires.

La présidente d’assemblée remercie madame Béland pour la présentation et explique qu’étant des changements aux Statuts et règlements, le Code Morin exige le deux tiers des votes en faveur pour l’adoption.

Proposé par: Jocelyne Charette
Appuyé par : Louise Martel

«Que les modifications aux Statuts et règlements soient adoptées par l’assemblée telles que présentées.»

12 votes en faveur
1 vote contre

Adopté

14. Levée de la séance

« Que cette séance de l’assemblée générale annuelle soit levée. »

Proposé par: Natalie Béland
Appuyé par : Jocelyne Charette

Adopté à l’unanimité

La séance est levée à 17h10.

Madame Béland remercie la présidente d’assemblée, madame Migneault, la directrice générale, Judith Parisien, toute l’équipe du Phénix, les membres du conseil d’administration et les bénévoles pour leur travail et leur engagement.

C. Migneault (signature)

Président(e) d’assemblée

D. Ménard (signature)

Secrétaire d’assemblée