Règlements administratifs

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Veuillez noter : La version officielle des Règlements administratifs est la version papier, signée par la présidence et le secrétaire-trésorier. Le document ci-bas se veut une version accessible.

Approuvé par le Conseil d’administration intérimaire, le 21 avril 1994.
Mise à jour à l’Assemblée générale annuelle du Phénix du 29 septembre 2016.

Table des matières

1. DÉFINITIONS
2. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
3. MEMBRES
4. ASSEMBLÉE ANNUELLE
5. CONSEIL D’ADMINISTRATION
6. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
7. COMITÉ EXÉCUTIF DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
8. RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF
9. LA DIRECTION GÉNÉRALE
10. COMITÉS
11. VÉRIFICATION DES COMPTES
12. EXERCICE FINANCIER
13. SIGNATURE
14. EMPRUNTS
15. DISSOLUTION

Dans le présent règlement et tous les autres règlements et documents du Phénix, à moins que le contexte ne l’exige autrement, le singulier inclut le pluriel et le genre masculin inclut le féminin.

1.DÉFINITIONS

1.1 « Le Phénix » : Le Phénix – Service d’Intégration sociale.
1.2 « La loi » : La Loi des compagnies de l’Ontario, (sans capital-actions)
1.3 « Le conseil » : Le conseil d’administration du Phénix – Service d’Intégration Sociale.
1.4 « Les règlements » : Les règlements de régie interne du Phénix.
1.5 « Les administrateurs »: Ils sont les membres du conseil d’administration du Phénix, composé de sept (7) personnes.
1.6 « Le comité exécutif »: Il est constitué de la présidence, d’une vice-présidence et du secrétaire-trésorier, ou toute personne désignée comme directeur par les règlements.
1.7 « Les membres » : Toutes les personnes qui adhèrent à la déclaration de principe du Phénix et qui répondent aux conditions d’adhésion.
1.8 « Le personnel »: Tout employé du Phénix à temps plein, à temps partiel ou sous un contrat d’emploi.
1.9 « La corporation » : On entend le Phénix – Service d’Intégration Sociale.

2. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

2.1 NOM

Le nom de la corporation est « Le Phénix – Service d’Intégration Sociale.» Le Phénix est une corporation régie par la Loi des compagnies de l’Ontario partie III (compagnie sans capital action).

2.2 SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la corporation est situé au 330, rue St-Philippe, Alfred, Ontario.

2.3 DEVISE ET SCEAU

La devise du Phénix: « Au-delà du handicap ». Le sceau du Phénix est constitué par le nom de la corporation avec, au milieu, l’année 1992 et la devise; il peut être apposé au besoin, par tout membre du comité exécutif.

2.4 TERRITOIRE

Le Phénix œuvre dans les limites géographiques de la province de l’Ontario, cependant ses services de sensibilisation et d’information sont disponibles à la grandeur du pays.

2.5 DOCUMENTS

Tous les documents de la corporation comprenant lettres patentes, lettres patentes supplémentaires, règlements internes, résolutions spéciales, registre des membres, registre des directeurs, procès-verbaux, politiques, seront conservés au siège social de la corporation et pourront être consultés durant les heures d’ouverture du Phénix.

2.6 VISION

Le Phénix aspire à une société inclusive et accessible qui valorise les personnes en situation de handicap et leur donne les moyens d’y participer pleinement.

2.7 MISSION

Le Phénix est l’organisme provincial francophone privilégié en accessibilité dans la collectivité ontarienne.

Le Phénix œuvre avec les communautés de l’Ontario à l’inclusion et à la pleine participation des personnes francophones en situation de handicap.

3. MEMBRES

3.1 DÉFINITION :

Les trois catégories de membres du Phénix sont :

  1. membre individuel,
  2. membre individuel non votant, et
  3. membre corporatif.

1. Membre individuel

Pour être membre individuel votant et non votant, il faut:

  1. être âgé de plus de 18 ans;
  2. être une personne résidant ou travaillant à l’intérieur des limites territoriales de l’organisme telles que définies à l’Article 2.4;
  3. avoir signé la demande d’adhésion appropriée 10 jours avant l’assemblée générale;
  4. s’être engagé à respecter les règlements;
  5. avoir versé la cotisation de membre selon l’échelle en vigueur.

2. Membre individuel non votant

Les employés du Phénix peuvent être membres individuels non-votants sur une base volontaire. Ils n’ont pas de droit de vote à l’Assemblée annuelle et le droit de parole est accordé dans le contexte de leur fonction au Phénix.

3. Membre corporatif

Pour être un membre corporatif, il faut:

  1. être une organisation ou une instance gouvernementale oeuvrant dans les mêmes limites territoriales que le Phénix telle que définies à l’Article 2.4;
  2. avoir signé la demande d’adhésion appropriée et désigné un représentant 10 jours avant l’assemblée générale;
  3. s’être engagé à respecter les règlements;
  4. s’être acquitté des frais d’adhésion au Phénix selon l’échelle en vigueur.

3.2 SUSPENSION

Le conseil pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre en règle qui enfreint quelque disposition ou règlement de la corporation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisible à la corporation.

La décision du conseil sera finale, mais demeure temporaire jusqu’à ratification ou renversement par la prochaine assemblée générale qui rend alors permanente ou qui rétablit le membre dans tous ses droits.

3.3 EXCLUSION

Tout membre qui n’a pas versé sa cotisation pour l’année recevra un avis. Dans les trente jours suivant l’envoi de cet avis, s’il n’a toujours pas versé sa cotisation, ce membre sera exclu.

3.4 EFFET DE LA SUSPENSION

Un membre suspendu perd le droit d’être convoqué aux assemblées de la corporation, d’y assister et d’y voter ainsi que celui d’exercer toute fonction pour une durée définie par le conseil d’administration.

3.5 COTISATION DES MEMBRES

  1. La cotisation couvre la période du 1er avril au 31 mars.
  2. La cotisation n’est pas remboursable.
  3. Le montant de la cotisation varie selon la catégorie de membres
  4. L’échelle de cotisations est présentée aux membres lors de l’assemblée générale.

4. ASSEMBLÉE ANNUELLE

L’assemblée annuelle est composée des membres de la corporation et représente l’instance décisionnelle suprême.

4.1 QUORUM

Le quorum de l’assemblée annuelle est formé de la majorité des membres présents.

4.2 DROIT DE VOTE

Tout membre ayant le droit de vote qui n’a pas perdu ses droits de membre a droit de vote à l’assemblée annuelle et à toute assemblée générale extraordinaire.

Chaque membre présent et en règle avec le droit de vote à droit à un (1) vote lors d’une assemblée annuelle et à toute assemblée générale extraordinaire.

La présidence de l’assemblée n’a pas de droit de vote.

Le vote est généralement pris à main levée à moins qu’il n’en soit décidé autrement par l’assemblée à la demande d’au moins un tiers (1/3) des membres présents.

En cas d’égalité de voix, la présidence peut différer la question au conseil, qui devra soumettre une recommandation à la prochaine assemblée.

4.3 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

Le Phénix se doit de tenir une assemblée générale annuelle une (1) fois l’an dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l’exercice financier, cela au lieu, à l’heure et à la date déterminée par le conseil.

4.4 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES EXTRAORDINAIRES

Le conseil peut convoquer une assemblée générale extraordinaire pour répondre à des situations d’extrême importance. Le conseil doit procéder à la convocation d’une assemblée générale extraordinaire sur requête d’un minimum d’un dixième (1/10) des membres dans les délais de dix (10) jours avant la tenue de cette réunion. À une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets inscrits à l’avis de convocation peuvent faire l’objet de délibération et de décisions.

4.5 CONVOCATION

Le secrétaire du Phénix se doit, dans chacun de ces cas, convoquer les membres conformément à l’article 4.7.

4.6 ATTRIBUTIONS

L’assemblée générale des membres est souveraine et constitue la première instance décisionnelle de la corporation.

L’assemblée adopte le rapport annuel des activités du Phénix.

L’assemblée élit les administrateurs.

L’assemblée adopte et modifie les présents règlements.

L’assemblée adopte le rapport annuel des vérificateurs comptables (états financiers), nomme les vérificateurs comptables pour le prochain exercice financier.

4.7 AVIS DE CONVOCATION

Les assemblées générales sont convoquées par l’envoi d’un avis (écrit, électronique, ou message téléphonique) adressés à chaque membre au moins trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée ou par l’affichage de l’avis de convocation sur le site internet de la corporation.
L’avis de convocation est signé par la présidence.

L’avis de convocation sera envoyé à l’adresse postale ou électronique du membre tel qu’indiqué sur les registres de la corporation.

4.8 CODE DE PROCÉDURE

À moins de spécifications contraires dans le présent règlement, les règles de procédure pour les assemblées seront celles du code Morin.

5. CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 COMPOSITION DU CONSEIL

Les affaires de la corporation seront administrées par un conseil d’administration composé de sept (7) personnes. Quatre (4) sièges du conseil doivent être comblés par des personnes vivant avec un handicap et trois (3) sièges seront comblés par des représentants de la communauté.

5.2 ADMISSIBILITÉ

5.2.1 Toute candidature à un poste d’administrateur devra être conforme aux exigences suivantes:

  1. être membre en règle de la corporation au moment de la tenue de l’assemblée.
  2. être appuyée de deux (2) membres, présentée par écrit et déposée au siège social 10 jours avant l’assemblée annuelle.

5.2.2 Ne sont pas admissibles à un poste d’administrateur :

  1. Les personnes autres que des particuliers.
  2. Les personnes de moins de 18 ans.
  3. Les personnes déclarées incapables de gérer leurs biens en application de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui ou de la Loi sur la santé mentale.
  4. Les personnes déclarées incapables par un tribunal, au Canada ou à l’étranger.
  5. Les personnes qui ont le statut de failli.
  6. Les personnes qui sont employées par la corporation.

5.3 PROCÉDURES POUR LA MISE EN CANDIDATURE

5.3.1.L’ouverture de la période de mises en candidature pour les postes en élection se fait 30 jours avant l’assemblée générale par l’envoi d’un avis par écrit expliquant les procédures d’élection, accompagnée du formulaire de mise en candidature, à tous les membres en règle de l’organisation.

5.3.2. La candidature de tout individu qui sollicite un poste en élection doit :

  1. répondre aux critères d’admissibilité tels que décrits à l’article 5.2 des présents règlements;
  2. être proposée, par un membre en règle ayant droit de vote;
  3. être appuyée, par un membre en règle ayant droit de vote;
  4.  avant la date de fermeture de la période de mise en candidature, faire parvenir au Phénix le formulaire de mise en candidature prévu à cet effet, dûment complété et signé par le proposeur et l’appuyeur;
  5. être déposée au siège social 10 jours avant l’assemblée générale. Toute candidature reçue après cette date ne peut être considérée.

Nonobstant ce qui précède, des nominations pourront être reçues lors de l’assemblée générale annuelle pour les postes pour lesquels l’organisation n’a pas reçu de candidatures.

5.4 MODE D’ÉLECTION

5.4.1 S’il y a le même nombre de candidats que le nombre de postes à combler, chaque candidat est élu par acclamation.

5.4.2 Dans le cas où il y aurait plus de candidats que le nombre de postes à pourvoir, il y aura alors élection.

5.4.3 L’assemblée générale nomme d’abord un président et un scrutateur d’élection choisis de préférence parmi les membres de la corporation présents à l’assemblée.

5.4.4 L’élection se fait au vote secret.

5.4.5 Le président d’élection déclare le nombre de postes ouverts pour élection. Les candidats ayant le plus de votes sont déclarés élus. Dans le cas d’égalité, le président procédera à un second tour de scrutin avec les candidats ex aequo. Les candidats défaits seront tout de même éligibles pour élection aux autres postes vacants.

5.4.6 Le président de l’assemblée procède de la même façon qu’énumérée précédemment pour combler les autres postes.

5.4.7. Exceptionnellement, s’il y a moins de candidats que de postes vacants une candidature du plancher pourra être acceptée.

5.5 DURÉE DES FONCTIONS

5.5.1 Chaque administrateur est élu pour un terme de deux (2) ans renouvelable; lors des années paires, quatre (4) administrateurs sont élus et lors des années impaires, trois (3) administrateurs sont élus. Le terme des personnes élues se terminera deux ans plus tard soit à l’élection des nouveaux membres du conseil, selon les années paires ou impaires.

5.5.2 Un administrateur nommé à un poste vacant par le conseil d’administration au cours de l’année doit avoir été présenté et élu lors de la prochaine assemblée annuelle s’il désire compléter le terme pour le poste en question.

5.6 RÉMUNÉRATION

Les administrateurs ne bénéficient d’aucune rémunération autre que le remboursement des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

5.7 DÉMISSION

Tout administrateur pourra démissionner en adressant un avis écrit, sous pli recommandé, au secrétaire de la corporation, mais une telle décision ne prendra effet qu’au moment de son acceptation par le conseil.

5.8 DESTITUTION

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

  • présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
  • décède, devient insolvable ou interdit; ou
  • perd sa qualité de membre.

Si le membre s’absente de trois (3) réunions consécutives sans justification, il sera destitué de ses fonctions par le conseil d’administration et avisé, avant la prochaine réunion, par le secrétaire-trésorier de la corporation de cette destitution.

5.9 VACANCES

Tout poste vacant au conseil peut être comblé par un membre en règle, éligible et ce, sur résolution du conseil. Le nouveau membre du conseil exerce ses fonctions jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres.

6. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1 NOMBRE DE RÉUNIONS

Le conseil se réunit un minimum de six (6) réunions par année et aussi souvent que l’exigent les intérêts de la corporation et ce, sur convocation écrite.

6.2 CONVOCATION

Les réunions régulières du Conseil sont prévues à l’avance; toutefois, la direction générale fait parvenir un avis écrit à tous les administrateurs, au moins 4 jours ouverts avant la réunion.

Une réunion des administrateurs est convoquée par la direction générale suite à un avis de :

  1. la présidence;
  2. la majorité des membres de l’exécutif; ou
  3. la majorité des membres du conseil d’administration.

6.3 QUORUM

Le quorum pour les réunions du conseil est de (4) quatre administrateurs.

6.4 CONFLIT D’INTÉRÊT

Aucun administrateur ne peut, sous peine de déchéance de sa charge, avoir un intérêt quelconque mettant en conflit son intérêt (personnel ou professionnel) et celui du Phénix. Tout administrateur ayant un conflit de rôle ou d’intérêt sur un sujet traité doit obligatoirement se déclarer en conflit d’intérêt et se retirer lors de la période d’information, des délibérations et du vote.

6.5 ATTRIBUTIONS

Le conseil veille à la saine administration des affaires de la corporation et exerce les pouvoirs en son nom.

L’assemblée générale, en vertu du présent règlement, délègue généralement au conseil l’exercice et pouvoirs suivants:

  1. surveiller l’exécution des décisions de l’assemblée générale;
  2. élire parmi les administrateurs les membres du comité exécutif de la corporation;
  3. faire un rapport annuel d’activités à l’assemblée générale;
  4. accepter ou refuser les candidatures de nouveaux membres de la corporation;
  5. remplacer tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les combler et, dans l’intervalle, ils peuvent continuer à agir en autant que le quorum subsiste;
  6. adopter le plan stratégique et les plans d’action;
  7. encadrer et de superviser la conduite des affaires de la corporation ;
  8. doter la corporation de politiques et de pratiques de gouvernance efficaces, efficientes et transparentes;
  9. assurer le suivi de ses décisions et répondre de ses résultats;
  10. adopter les budgets et en surveiller la progression;
  11. autoriser les emprunts de la corporation en conformité avec l’Acte d’incorporation (cf. art. 59)
  12. recruter, embaucher et superviser la direction générale;
  13. évaluer annuellement le rendement de la direction générale;
  14. fixer le salaire de la direction générale
  15. former les comités permanents, ad hoc ou aviseurs selon les besoins; et
  16. exercer tout autre pouvoir non prévu par le présent règlement, en conformité avec les buts de la corporation.

Certains pouvoirs ne peuvent être délégués par l’assemblée générale au conseil, y inclus, sans limites, le caractère général de ce qui précède:

  1. changement dans les lettres d’incorporation;
  2. rémunération des administrateurs;
  3. changement de la nature de la corporation.

7. COMITÉ EXÉCUTIF DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

7.1 COMPOSITION

Le comité exécutif se compose d’une présidence, d’un secrétaire-trésorier et d’une vice-présidence.

7.2 MODE D’ÉLECTION

Les membres du comité exécutif sont élus par les administrateurs, parmi les sept administrateurs du conseil d’administration, lors de la première réunion du conseil qui suit l’assemblée générale annuelle.

Cette première réunion peut avoir lieu sans avis ou immédiatement après la clôture de l’assemblée annuelle.

Les vacances au comité exécutif sont comblées par le conseil d’administration parmi les administrateurs.

7.3 DURÉE DES FONCTIONS

Les membres du comité exécutif sont élus annuellement et sont ré-admissibles pour quatre (4) mandats consécutifs dans le même poste ou de six (6) mandats dans des postes différents au comité exécutif. Ils doivent tout d’abord être élus à l’assemblée annuelle au sein du conseil d’administration.

7.4 RÉUNIONS

Le comité exécutif se réunit aussi souvent que l’exige les intérêts de la corporation. La présidence peut, à n’importe quel moment, convoquer une réunion à vingt-quatre (24) heures d’avis.

7.5 QUORUM

Le quorum du comité exécutif est de deux (2) membres.

7.6 VOTE

Les décisions sont prises par vote majoritaire. La présidence a le droit de vote.

7.7 ATTRIBUTIONS

Le comité exécutif :

  1. exécute les décisions du conseil;
  2. assure la surveillance des principales activités stratégiques;
  3. évalue, une fois l’an, le rendement de l’organisation, le fonctionnement du conseil et des comités, et formule des recommandations à l’intention du conseil d’administration;
  4. s’assure que les travaux du conseil d’administration sont réalisés de façon ordonnée;
  5. joue un rôle clé dans la planification de la relève;
  6. appuie, sur demande, la direction générale, particulièrement dans les questions de gestion des ressources humaines et de représentations des intérêts de la corporation à l’externe;
  7. prépare l’agenda des réunions du conseil; et
  8. soumet au conseil toute suggestion, projet, rapport ou règlement qu’il croit nécessaire ou utile pour la corporation.

8. RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF

8.1 LA PRÉSIDENCE

La présidence est le premier officier de la corporation.

Elle exerce son autorité sous le contrôle du conseil.

Elle est la porte-parole officielle de la corporation, à moins que le conseil n’en désigne une autre.

Elle convoque et préside les assemblées des membres, du conseil d’administration et du comité exécutif.

Elle voit à la réalisation des objectifs de la corporation, s’assure de l’exécution des décisions du conseil d’administration.

Elle signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil d’administration.

Elle est membre d’office de tous les comités de la corporation.

8.2 LA VICE-PRÉSIDENCE

La vice-présidence du conseil est en même temps la vice-présidence de la corporation. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de la part de la présidence, la vice-présidence en exerce les fonctions et pouvoirs.

8.3 SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

Il est fiduciaire du sceau, des instruments et effets de la corporation.

Il est responsable de la comptabilité; surveille la situation financière de la corporation et voit à la préparation des bilans et budgets; il administre, sous l’autorité du comité exécutif, le budget voté par le conseil et présente régulièrement à ce dernier un état de la situation financière; il renseigne tout administrateur qui en fait la demande sur la situation financière de la corporation.

Il signe toutes les opérations bancaires et financières de la corporation.

Il est également responsable du comité de finance.

Il rédige les procès-verbaux et voit à ce qu’ils soient signés par les personnes autorisées.

Il a la garde du livre de minutes, des registres corporatifs, des archives et de tous les documents appartenant à la corporation.

Il est responsable de la correspondance et rédige les lettres ou textes officiels.

9. LA DIRECTION GÉNÉRALE

Le conseil d’administration embauche une direction générale, lui confère un mandat et les pouvoirs nécessaires à sa réalisation.

La direction générale se rapporte au conseil d’administration et est membre d’office, sans droit de vote, du conseil d’administration, du comité exécutif et de tous les comités de la corporation.

10. COMITÉS

Les comités sont de deux ordres : les comités permanents tels que définis par la charte du Phénix et les comités ad hoc tels que définis par le Conseil d’administration du Phénix.

11. VÉRIFICATION DES COMPTES

La corporation doit, à chaque assemblée générale annuelle, nommer un ou plusieurs vérificateurs comptables, qui entrent en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante.

Aucun membre de la corporation ni aucun de ses administrateurs ne peut remplir ce mandat.
Les livres et les états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année dans les deux (2) mois qui suivent l’expiration de chaque exercice financier par le vérificateur comptable nommé à cette fin.

Le vérificateur comptable doit faire rapport aux membres de la corporation pour la période de son mandat, ce rapport doit remplir les exigences formulées par la loi ontarienne sur les compagnies et les associations.

12. EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier de la corporation débute le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

13. SIGNATURE

Tous les chèques devront porter deux signatures des quatre personnes désignées par le conseil.

Les extraits des procès-verbaux ou autres doivent être certifiés par la présidence et le secrétaire-trésorier de la corporation.

14. EMPRUNTS

La corporation peut emprunter des sommes d’argent pour des projets spécifiques.

15. DISSOLUTION

Advenant la dissolution ou la cessation des activités de la corporation, tous les avoirs restants de la corporation, après acquittement de ses dettes, seront remis à une ou plusieurs organisations sans but lucratif poursuivant des buts similaires et exerçant ses activités en Ontario.

Nous, soussignées, attestons que les présents règlements ont été dûment adoptés par les membres lors de l’assemblée générale annuelle du Phénix le 29 septembre 2016.

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La présidence

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La secrétaire-trésorière

La version papier porte la signature de la présidence et du secrétaire-trésorier.